OB・OG訪問のためのメール文章。アポイント、お礼、キャンセルまで【テンプレート・例文あり】

学生
OB・OGへ訪問のためのメール文章ができない。

企業の雰囲気や仕事の内容について詳しく知るためには、OB・OG訪問をする必要があります。しかしOB・OG訪問をするためには、メールでアポイントを取らなくてはいけません。このメール文章の作成は、正直めんどうですよね。

今回はメール文章を作成する際に気をつけるべきポイントと、アポイント〜お礼までのメール文章のテンプレートをご紹介します。

テンプレートを利用し、メール文章の作成時間を効率化しましょう。

目次【本記事の内容】

OB・OGへ訪問の前に「メール」を送る際に、気をつけたいポイント


ビジネス文章は、主に5つの構成に分かれています。

  1. 宛先
  2. 件名
  3. 宛名
  4. 本文
  5. 著名

各項目ごとに記載すべきこと、注意点があります。それぞれの項目をまとめる際のポイントをご紹介します。

OB・OGへ訪問のメール文章①宛先のポイント

メールアドレスの記載がホームページにある場合は、コピー&ペーストで入力しましょう。手打ちの際は、間違いのないように何度か確認後に送付しましょう。

OB・OGへ訪問のメール文章②件名のポイント

用件がわかる件名をつけましょう。
ExOB訪問のお願い(〇〇大学・氏名)

相手が男性の場合はOGOld Boy)、女性の場合はOGOld Girl)を件名につけましょう。大学名と氏名を記載しておくと親切です。

OB・OGへ訪問のメール文章③宛名のポイント

会社名は略称を使わず正式名称で、相手の部署や課がわかる場合は、記載します。氏名はできる限り漢字で、わからない場合はカタカナで記載しましょう。

誤字や脱字には注意しましょう。

OB・OGへ訪問のメール文章④本文のポイント

「挨拶」+「名乗り」から本文をスタートします。

後ほどご紹介しますが、
「お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の(氏名)です。」
上記のような書き出しがどんなビジネス文章でも基本となります。

読みやすさを考え、適度な改行を意識しましょう。

OB・OGへ訪問のメール文章⑤著名のポイント

「大学名」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」など相手に返信をいただくために必要な情報を記載しておきます。あらかじめテンプレートといて登録しておくと良いでしょう。

OB・OG訪問で必要なメールの書き方の基本【テンプレート】

OB・OG訪問を行う際に必要なメールの種類は以下の通り。

  • アポイントメール
  • 返信メール
  • お礼メール
  • 日程変更・キャンセルメール

順番にテンプレートとポイントを紹介していきます。

OB・OG訪問のアポイントメールの書き方

件名:OB訪問のお願い(〇〇大学・氏名)

株式会社 〇〇
〇〇部 〇〇課
(氏名)様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇部の(氏名)と申します。

本日は、大学のキャリアセンターで(氏名)様のことを知り、OB訪問のお願いでご連絡いたしました。

現在就職活動中で、貴社の仕事内容についてお伺いできればと存じます。

ご多忙中とは存じますが、お時間を頂けるようでしたら、(氏名)様のご都合のよい日時をお知らせいただけませんでしょうか。

お手数ですが、(氏名)様のご都合のよい日程を23候補日としてお知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。
———————————————–
〇〇大学〇〇学部
(氏名)
TEL000-000-0000
mail〇〇.jp
————————————————

ポイント

大切なのは、連絡先を知った経緯をしっかりと伝えることです。知らない人から連絡がくると、誰しも警戒をします。ほかにも多くのメールに対応するため、不審なメールはすぐに削除されてしまいます。情報の入手ルートをしっかりと明記しましょう。

OB・OG訪問の返信メールの書き方

件名:◯月◯日(水)のOB訪問について(〇〇大学・氏名)

株式会社 〇〇
〇〇部 〇〇課
(氏名)様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇部の(氏名)です。

この度は、OB訪問をご承認いただきありがとうございます。

◯月◯日(水)の◯時に貴社にお伺いいたします。

当日にお伺いたい質問を事前にお送りさせていただきます。
ご確認いただけけますと幸いです。

  • ◯◯について
  • ◯◯について
  • ◯◯について

何卒よろしくお願い申し上げます。
———————————————–
〇〇大学〇〇学部
(氏名)
TEL000-000-0000
mail〇〇.jp
————————————————

ポイント

メールはできる限り、はやく返信します。アポイントの日時と場所の確認は必ず行いましょう。質問事項をあらかじめお伝えしておくことで、相手も安心して面談をすることができます。もし答えられないことがあったとしても、他の担当の方に繋いでいただける可能性もあります。

OB・OG訪問後のお礼メールの書き方

件名:OB訪問のお礼について(〇〇大学・氏名)

株式会社 〇〇
〇〇部 〇〇課
(氏名)様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇部の(氏名)です。

本日は、お時間をいただきありがとうございました。

(氏名)様のお話より貴社で働きたい気持ちが、より一層高まりました。
私も(氏名)様のような社会人になりたいと感じました。

今度ともどうぞよろしくお願いいたします。
———————————————–
〇〇大学〇〇学部
(氏名)
TEL000-000-0000
mail〇〇.jp
————————————————

ポイント

お礼のメールは、OB・OG訪問終了後のその日にお送りするようにしましょう。必ずお時間をいただいた感謝の気持ちと、訪問の感想を添えるようにしましょう。感想が思いつかない場合、上記のテンプレートをご使用ください。

OB・OG訪問の日程変更・キャンセルメールの書き方

件名:OB訪問キャンセルのお詫び(〇〇大学・氏名)

株式会社 〇〇
〇〇部 〇〇課
(氏名)様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇部の(氏名)です。

◯月◯日(水)◯時〜よりOB訪問にお伺いする予定でしたが、
大学の試験の日程が変更となったためOB訪問の日程と重複してしまい、
お伺いすることができなくなりました。

お時間を調整していただいていたのに、大変申し訳ございません。

大変恐縮ですが、別日程でOB訪問にお伺いできればと考えております。

お忙しいところ大変申し訳ございませんが、
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
———————————————–
〇〇大学〇〇学部
(氏名)
TEL000-000-0000
mail〇〇.jp
————————————————

ポイント

突然の予定の変更で、OB・OG訪問に伺うことができないことはよくあることです。一番大切なのは、連絡をすることです。伺うことができないと分かり次第、すぐに連絡するようにしましょう。

OB・OG訪問のメールでのアポイントは不必要。ツールを使って簡単に訪問しよう

今回はOB・OG訪問のためのメール文章について見てきました。

正直「メール文章の作成ってめんどうだな」と感じませんでしたか。

実はOB・OG訪問でメール文章の作成は不要になりつつあります。

以下の記事では、OB・OG訪問を簡単に行うことができるツールについてご紹介しています。

OB・OG訪問で役立つツール5選。企業研究を深めて就活を有利に

6月 22, 2019

OB・OG訪問をできるだけ簡単に行い、内定獲得に一歩近づきましょう。

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